Nouveautés dans le certificat de salaire à compter du 1er janvier 2016: Déclaration de la part de travail en service externe des collaborateurs qui disposent d'un véhicule externe

A compter de la période fiscale 2016, les employés ne peuvent plus déduire, dans le cadre de l'impôt fédéral direct, que 3000 francs par an pour les trajets qu'ils effectuent entre leur domicile et leur lieu de travail. Cette limitation de la déduction des frais de transport déploie également des effets sur l'établissement des certificats de salaire, puisque les employeurs doivent indiquer le pourcentage de l'activité externe des employés disposant d'un véhicule commercial.

Le projet sur le financement et l’aménagement de l’infrastructure ferroviaire (FAIF) a été accepté lors de la votation populaire du 9 février 2014. La nouvelle disposition constitutionnelle a été intégrée dans la loi fédérale sur le financement et l’aménagement de l’infrastructure ferroviaire. Elle prévoit une limitation à 3000 francs par an de la déduction des frais de déplacement pour les salariés. Le délai référendaire a expiré le 25 septembre 2014, sans qu’un référendum n’ait été demandé. Les dispositions législatives sont ainsi entrées en vigueur le 1er janvier 2016.

Dans le cadre de l’impôt fédéral direct, les salariés ne peuvent maintenant déduire plus que 3000 francs par an pour les trajets qu’ils effectuent entre leur domicile et leur lieu de travail. En ce qui concerne les salariés qui disposent d’un véhicule commercial, ils continueront de déclarer, pour l’utilisation privée dudit véhicule en dehors des trajets entre le domicile et le lieu de travail, une part privée de 0,8 pour-cent du prix d’acquisition par mois (hors TVA), soit de 9,6 pour-cent par an (cf. Guide d’établissement du certificat de salaire, Cm. 21 à 25).

Si l’employé dispose d’un véhicule commercial et travaille à temps plein ou à temps partiel en service externe (par ex. commerçants itinérants, conseillers à la clientèle, monteurs, travailleurs sur des chantiers ou pour des projets externes), l’employeur doit indiquer le pourcentage de l’activité externe au chiffre 15 du certificat de salaire (cf. Guide d’établissement du certificat de salaire, Cm. 70). La mention du pourcentage de l’activité externe dans le certificat de salaire permet au collaborateur de déclarer plus facilement les trajets entre son domicile et son lieu de tavail, car il ne doit déclarer que les jours durant lesquels il a parcouru le trajet entre son domicile et son lieu fixe de travail à bord de son véhicule commercial. La valeur de ces trajets est déclarée comme un autre revenu. Les frais effectifs de déplacement, mais 3000 francs par an au maximum, peuvent être déduits du revenu ainsi déterminé. Les passagers emmenés à bord de véhicules de services ne sont pas concernés par cette règle.

Les véhicules appartenant au parc automobile de l’entreprise sont généralement garés sur le lieu de travail et peuvent être utilisés par tous les employés pour leurs visites à la clientèle. Les utilisateurs de ces véhicules ne doivent pas déclarer de part privée dans la mesure où ils ne les utilisent qu’à des fins professionnelles. En revanche, si les véhicules peuvent également être utilisés à des fins privées, il est nécessaire d’établir un carnet de route. L’employeur devra alors facturer les trajets privés à hauteur de 70 centimes par kilomètre parcouru.

Sont considérés comme des jours de service externe les jours durant lesquels l’employé se rend directement, avec le véhicule commercial, de son domicile à celui de son client, puis du domicile de son client à son domicile. Par contre, si l’employé se rend d’abord de son domicile à son lieu de travail puis, dans un deuxième temps, de son lieu de travail au domicile de son client, et qu’il rentre, le soir, directement du domicile de son client à son domicile, la journée compte comme une demi-jourée de service externe. Il en va de même lorsque l’employé se rend, le matin, directement de son domicile à celui de son client puis, le soir, du domicile de son client à son lieu de travail, puis de son lieu de travail à son propre domicile. Les journées de télétravail, si elles sont prises régulièrement, doivent également être déclarées comme autant de journées en service externe, car aucun trajet professionnel n’est alors effectué. Comme jusqu’à présent, les interruptions de travail prolongées, comme les congés de maternité ou l’école de recrue, doivent être déclarées selon leur durée réelle sous le ch. 15 du certificat de travail.

Lors du calcul du pourcentage de l’activité en service externe, le nombre effectif de jours de service externe est exprimé en pour-cent du total des 220 jours de travail. Lors de la fixation du nombre total des jours de travail, les jours de vacances, les jours de maladie et autres absences sont déjà pris en compte. En cas d’emploi à temps partiel, le pourcentage de l’activité en service externe est calculé en fonction du taux d’emploi.

Dans le cas où la détermination exacte du nombre de jours de travail en service externe devait entraîner une trop lourde charge administrative pour l’employeur, l’Administration fédérale des contributions a élaboré, en collaboration avec les cantons, une liste des fonctions et de catégories de métiers qui permet de déterminer forfaitairement le pourcentage de travail en service externe (cf. annexe). La déclaration dans le certificat de salaire doit être assortie de la mention: «Part de service externe de XX %, effectif», resp. «Part de service externe de XX %, déterminée de manière forfaitaire selon la liste des fonctions et catégories de métiers». Dans ce cas, le collaborateur a la possibilité de prouver que le pourcentage effectif du travail en service externe est plus élevé, que ce soit dans le cadre de la procédure de taxation ordinaire, resp. dans le cadre du contrôle ultérieur de l’impôt à la source au sens de l’article 137, alinéa 1 LIFD.

De plus amples renseignements peuvent être demandés aux administrations fiscales cantonales. Elles sont compétentes pour fournir des renseignements contraignants concernant la taxation de l‘impôt fédéral direct.